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SEGRETERIA
GENERALE |
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- Contatti con il Comitato Organizzatore
- Logistica del congresso e Organizzazione delle
sedute di lavoro
- Studio di fattibilità del congresso, stesura del budget,
- Ricerca del mailing e computerizzazione dello
stesso
- Raccolta delle adesioni e Gestione amministrativa
computerizzata delle quote di iscrizione e dei contributi
- Rendiconto periodico al Comitato Organizzatore
- Studio e realizzazione della linea grafica
- Stesura del programma preliminare, definitivo e cura della stampa
- Spedizione degli inviti
- Rapporti con i relatori Chairman ed Oratori
e Gestione della segreteria scientifica
- Contatti con i partecipanti e Individuazione delle
fonti di finanziamento e sponsorizzazione
- Progettazione e gestione di mostre espositive,
ideazione ed invio brochure di vendita, contatti telefonici
ed epistolari con gli espositori e Progettazione degli stands
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PRENOTAZIONI
ALBERGHIERE |
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- Contatti con alberghi di varie categorie (Lusso
- 4 stelle - 3 stelle)
- Prenotazione delle camere,
Raccolta e gestione computerizzata delle prenotazioni pervenute
e invio ai partecipanti della prenotazione alberghiera
-
Rooming list agli alberghi con la situazione
amministrativa e
Assistenza ed accoglienza dei partecipanti
presso gli alberghi
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UFFICIO
STAMPA |
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- Redazione e diffusione di comunicati stampa
e testi informativi
- Invio del programma dei lavori con allegato
un comunicato stampa da inviare ai Direttori dei maggiori quotidiani,
riviste specializzate, TG1, TG2, TG3 e Reti private
- Follow-up telefonico due giorni prima dell'evento per l'adesione
- Rassegna stampa
e Allestimento della sala con macchine da scrivere,
fotocopiatrici, telefax, telefoni, ecc.
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SERVIZI
TECNICI CONGRESSUALI |
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- Cabina per traduzione simultanea
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Consolle regia e Microfoni dinamici con pulsante di prenotazione
- Amplificazione sonora
e Ricevitori con selettore canale e controllo
volume
- Registrazione canale oratore e Conference System
- Proiettori con operatore, centro slides e
Impianti di televisione a circuito chiuso
- Video registrazione e video riproduzione,
Lavagne luminose, laser, ecc.
e Schermo gigante
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INTERPRETI, HOSTESS E PERSONALE CONGRESSUALE |
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Servizio di interpretariato svolto da personale AIIC
Servizio di hostess altamente qualificate in
uniforme per:
Hospitality desk agli aeroporti - Transfers -
Gite turistiche e programmi sociali - Hospitality desk negli alberghi
- Sala conferenze - Servizio di segretarie, dattilografe e interpreti
consecutive -
Servizio traduzioni scritte
- Personale maschile e femminile plurilingue
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SERVIZI
DI GRAFICA E TIPOGRAFIA |
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La lista
che segue fornisce alcune indicazioni di massima sui materiali che
più comunemente vengono preparati in occasione di Convegni,
Congressi, Conferenze, ecc.
E' in ogni modo importante sottolineare che, data la grande varietà
di riunioni organizzabili, una schematizzazione del genere può,
a volte, non fornire adeguate risposte.
Ogni incontro è un caso a parte e come tale sarà preso
in considerazione. |
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Cartellonistica
esterna
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- Cartellonistica esterna in prossimità
della sede
e all'interno della sede - Bandiere
- Segnaletica di percorso -
Delimitazione delle aree speciali quali parcheggi,
stazionamento bus, locations secondarie, ecc.
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Cartellonistica
interna |
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Segnaletica sede
- Personalizzazione sale riunioni
- VIP area
- Poster Session
- Comunicazione ai congressi
Identificazione delle sale particolari quali
sala stampa, bar, ristorante, ecc.
- Stands
- Reception desk
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Materiali
cartaceii |
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- Carta intestata e buste del convegno
- Carta intestata del Comitato Organizzatore
- Badge
- Cartelline
- Blocchi
- Penne
- Programmi preliminari (primo invio) - Programmi definitivi (secondo invio)
- Programma della manifestazione(finale)
- Modulo di partecipazione
- Scheda di partecipazione alberghiera
- Scheda di registrazione
- Scheda di registrazione alle varie sessioni
- Locandina
- Modulo di registrazione bancaria
- Modulo di partecipazione alle manifestazioni
sociali
- Programma per gli accompagnatori
- Modulo di partecipazione al programma
- Rassegna stampa
- Carta intestata comunicati stampa
- Modulo di partecipazione alla Poster Session e Modulo di invio relazioni
- Formulario abstract e Veste grafica abstract del convegno e relativa
stampa
- Attestato di partecipazione e
Busta comunicazioni
- Benvenuto del Comitato Organizzatore
- With compliments
- Carta personalizzata
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MANIFESTAZIONI SOCIALI |
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- Personalizzazione della sede
- Posters, Segnaletica
e Allestimenti e arredamenti
- Menu e
- Personalizzazione tavoli
- Programma teatrale o equivalente
- Locandina di benvenuto nei negozi dello shopping
guidato
e VIP Card per gli acquirenti
- Programma visite turistiche per gli accompagnatori
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- Guida turistica, Catalogo Mostra, ecc. personalizzati
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HOTELS
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- Busta di benvenuto
- Benvenuto in camera e programma
- Flip Chart personalizzata
- Etichette bagagli
- Locandine di benvenuto nel bar, nelle boutiques,
ecc.
- Courtesy desk nella hall
- Reception desk
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ACCOGLIENZA |
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- Desk personalizzati in aeroporto e/o in stazione
- Segnaletica
- Paline riconoscimento personale
- Meeting point
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TRANSFER |
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- Identificazione bus, navette, ecc.
- Numerazione per ogni percorso
- Paline riconoscimento personale accompagnatore
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NOTE
E SUGGERIMENTI
La "Cartella congressuale" può contenere:
- Programma del congresso
- Programma tascabile del Congresso
- Materiale cartaceo congressuale
- Notes e penne con il logo congressuale e/o
dello sponsor
- Inviti alle varie manifestazioni
- Piantina topografica della città
- Lista dei bar e piano bar consigliati, con
descrizione
- Omaggio: calcolatore tascabile, accendino,
portadocumenti
Il tutto
ideabile appositamente per il committente e personalizzato con
le diciture ed il logo richiesto
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SUI
PULLMAN ALL'ARRIVO
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Omaggio alle signore:
Mini scatole di cioccolatini confezionate "ad
hoc" e un fiore
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IN CAMERA
ALL'ARRIVO |
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- Frutta fresca
- Composizione floreale
- Cioccolatini
- Vino classico italiano
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PILLOW
GIFT |
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Una piccola confezione dei Acqua di Colonia
tipicamente italiana (Battistoni, Lancetti, Valentino, ecc.)
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REGALI
AGLI ORATORI |
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- Una stampa della città
- Una litografia numerata
- Oggettistica varia, preziosa e non, realizzta
accuratamente
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ALLA
SERATA DEL CONCERTO |
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Bouquet di fiori alle Signore
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PROGRAMMA
SOCIALE |
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Cocktail Party da allestire in ambienti
suggestivi come: Ville, Castelli, Palazzi Gentilizi, Locali
Caratteristici, Hotels partioclari, ecc.
Un concerto, per gli amanti della musica
classica, nella cornice di un aristocratico palazzo, o una delle
tante splendide chiese delle nostre città, con possibilità
di predisporre buffets nei rispettivi cortili o chiostri.
Uno spettacolo: balletto classico, folkloristico,
musical, concerto di musica leggera o jazz, recital di uno o più
artisti, show di illusionisti, da allestire nella cornice più
adeguata: un teatro, un portico o giardino di una villa privata,
nel cortile di un palazzo nobiliare, ecc.
Una Cena, una Colazione, un Brunch in uno
dei tanti Circoli del Golf, per gli appassionati di questo sport
o semplicemente della natura.
Una Cena di Gala, servita nei saloni riccamente
decorati di uno dei nostri superbi palazzi patrizi oppure, secondo
le stagioni, in un castello o nei parchi di una delle tante ville
a nostra disposizione.
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PROGRAMMA PER GLI ACCOMPAGNATORI
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Dopo un "giro" orientativo della cittą,
che sempre suggeriamo come primo approccio, possiamo
proporre diverse alternative che variano in base alle
caratteristiche dei partecipanti (etą media, paese di
provenienza, confessione religiosa, ecc.) a cui vengono
indirizzate.
Per fare qualche esempio: Visite ai musei
- Visite a ville e castelli circostanti
- Giro di shopping nel centro della città
- Visita a fabbriche di particolare interesse
- Gite gastronomiche
- Sfilate di moda per le signore
- Udienza Papale (nella città di Roma)
- Partecipazione a manifestazioni sportive
- Partecipazione a manifestazioni culturali,
mostre, spettacoli, concerti, ecc.
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TRASPORTI |
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- Transfer da e per l'aeroporto, stazione ferroviara, porto, ecc.
- Servizio di navetta da e per la sede congressuale
dai vari alberghi
- Trasporti da e per gli eventi sociali
- Limousine 1/5 persone
- Minibus fino a 12 persone
- Bus fino a 28 persone
- Bus fino a 53 persone
- Bus fino a 72 persone
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I nostri bus sono di lusso. Capienza massima di 71 posti, con aria condizionata, radiotelefono ed autisti in divisa.
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INCENTIVI |
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La nostra pluriennale esperienza nel settore Turistico
ed Alberghiero, ci permette di offrire un'ampia scelta di programmi
differenziati e personalizzati, sicuramente tra i migliori e comunque
a tariffe preferenziali.
Mettiamo a disposizione della clientela una vasta gamma di possibili
soluzioni sia in Italia che all'estero come ad esempio:
Vacanze studio
- Crociere
- Soggiorni Mare e Montagna
- Soggiorni-vacanze "Top Class" per
alti dirigenti, ideati per offrire il massimo del comfort e
del lusso, dell'insolito o del tradizionale
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Curiamo il Vostro incentivo dall'ideazione alla
realizzazione in ogni minimo particolare nei:
Programmi, Trasporti, Ospitalità, Serata di Gala, Spettacoli,
Scenografie, Regali promozionali; Giochi e Diversivi, Gare, Materiale
Pubblicità, Grafica, ecc.
Siamo inoltre in grado di offrirVi ospitalità
presso hotels di tutte le categorie, Ville, Castelli e Relais.
Insomma, in un mondo che è sempre più in movimento,
possiamo aiutarVi ad essere sempre sul percorso giusto.
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